برنامه ریزی بر اساس اهداف
غرفه نمایشگاهی از مهمترین عوامل بر تجربه مخاطب میباشد. قبل از شروع هر اقدامی، هدف حضور خود در نمایشگاه را به وضوح مشخص کنید. هدف شما از ایونت مارکتینگ چیست.
معرفی محصولات یا خدمات جدید؟ افزایش آگاهی از برند؟ ایجاد سرنخ های (Lead) جدید فروش و بازاریابی؟
ضمن درک اهداف، می توانید استراتژی بازاریابی رویداد را برای طراحی و مدیریت غرفه خود متمرکز کنید.
غرفه نمایشگاهی بودجه و هزینه
قدم اول در مدیریت غرفه نمایشگاهی بودجه بندی است.
بودجه خود را برای حضور در نمایشگاه مشخص کنید و هزینه های طراحی، ساخت، حمل و نقل، اجاره، پرسنل و سایر موارد را در نظر بگیرید و طرح خود را این اساس پایه ریزی کنید. نکته حائز اهمیت در بودجه بندی انتخاب مجری و پیمانکار ذیصلاح جهت خدمات نمایشگاهی گوناگون است.
خدمات نمایشگاهی فعالیتی تخصصی است. سهل انگاری در انتخاب مجری میتواند
موجب اتلاف منابع و از دست رفتن فرصت نمایشگاه گردد.
انتخاب نمایشگاه مناسب
رویداد های مختلف در گروه کالایی های متفاوت با طیف گوناگون مخاطبان برگزار میشوند.
شما با توجه به اولویت سازمان و بنگاه اقتصادی خود و همچنین در راستای اهداف تعیین شده باید نمایشگاهی را انتخاب کنید که سرنخهای بیشتری در اختیار شما قرار دهد. نرخ بازگشت سرمایه ROI بالاتری داشته وبا محصولات، خدمات شما مطابقت داشته باشد.
شناخت مخاطب
مخاطبان خود را بشناسید، با درک مخاطبان هدف ، عناصر غرفه نمایشگاهی را به گونه ای تنظیم کنید که جذاب باشد. علایق ، نیازها و چالش های آنها را در نظر بگیرید. پیام خود را به گونه ای ارائه کنید که مخاطب مشتاقانه و با اطمینان پذیرا باشد.
ساخت پرسونای مخاطبین (Attendee Personas) میتونه خیلی تاثیر گذار باشه. سلیقه مخاطبان را بشناسید و سازه را برای جلب و مشارکت آنها طراحی کنید.
مدیریت غرفه نمایشگاهی و عوامل تاثیر گذار
براساس اطلاعاتی که تا الان بدست اورید انتخاب کنید که چه نوع سازه نمایشگاهی داشته باشید و چه مساحتی رو نیاز دارید. سازه شما در کجای سالن قرار داشته باشه.(البته موقعیت غرفه شما می تواند تاثیر زیادی بر موفقیت شما داشته باشد)
سعی کنیدخود را در منطقه ای با ترافیک بالا و در نزدیکی رقبای خود قرار دهید. ضمن توجه به مخاطبین و نقشه سفرشون و همچنین بودجه در نظر گرفته شده بررسی کنید که نیاز به طراحی و ساخت سازه نمایشگاهی ویژه دارید که اثر گذاری بیشتری در مخاطب داره و شما رو متمایز از رقبا نشون میده یا از غرفه مدولار و پیش ساخته استفاده میکنید که مقرون بصرفه تر هست و سریعتر نصب میشه. این نکته رو در نظر داشته باشید که برداشت اول واقعا ارزشمند است.
طراحی غرفه نمایشگاهی
صرف نظر از نوع سازه نمایشگاهی که در نظر گرفتید شما نیاز دارید که یک طراحی داشته باشید. سازمان بندی فضای شما از نظر محل قرارگیری و مدل ارائه محصولات، اقلام گرافیکی مثل لایت باکس و استند تبلیغاتی و اینفورمیشن رو طرح سازه نمایشگاهی مشخص میکنه.
طرح سازه نمایشگاهی باید بر اساس استانداردهای نمایشگاه انجام بشه. با بررسی نمونه غرفه های ساخته شده ایده بگیرید.
ابعاد و متریال مورد نیاز اونها و همچنین رنگ بندی تو این مرحله مشحص خواهد شد. تجهیزات مورد نیاز مثل مبلمان، نمایشگرها را در این مرحله مشخص کنید.
نمای سازه نمایشگاهی در تمام مراحل حضور و ارتباطات بعد از نمایشگاه و نگاه مخاطبین به شرکت شما و تسهیل دستیابی به اهداف تعیین شده نقش کلیدی رو بازی میکنه.
نکات طلایی مدیریت غرفه نمایشگاهی
برنامه‌ریزی پیش از شروع نمایشگاه
لیستی از کالا و محصولاتی که برای ارائه انتخاب کردید را به همراه مواردی مثل کارت ویزیت، کاتالوگ و اقلام مورد نیاز برای پذیرایی بسته بندی و اماده کنید و نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- هنگام انتخاب کالا و نمونه هایی که برای نمایش در نمایشگاه انتخاب کردید وسواس داشته باشید. انها رو دستچین کنید و دوباره بررسیشون کنید. اطمینان حاصل کنید تا نمونه شما بهترین کیفیت رو داشته باشه.
- اگر کالای شما بطور پیشفرض بسته بندی مناسب نداره برای غرفه نمایشگاه به شکل اختصاصی یک بسته بندی جذاب رو فراهم کنید.
- حتما یک جعبه ابزار ساده و چسب های پهن رو همراه خودتون داشته باشید.
- جهت نگهداری تمیز فظا برنامه‌ریزی کنید یا با شرکتهای نظافتی هماهنگ کنید.
- پیش از ارسال تمام موارد را با لیست مطابقت بدید که چیزی از قلم نیافتاده باشه.
غرفه نمایشگاهی، اماده سازی
شما به افتتاحیه نمایشگاه نزدیک شدید. در صورت امکان شب قبل از افتتاحیه در غرفه نمایشگاه حضور داشته باشید.
تمام موارد سازه نمایشگاهی رو چک کنید. اطمینان حاصل کنید همه چیز برای بهره برداری شما در طول نمایشگاه مهیا است.
- محصولات و کالاهای رو به شکل هنرمندانه و بر اساس استراتژیهای بازاریابی چیدمان کنید و بعد از ان دقت کنید که نور کافی برای ویترین و استند محصولات دارید.
- وسایل اظافی را به انبار انتقال بدید و از امنیت وسایل داخل ان مطمئن بشید.
- روزهای افتتاحیه همیشه زودتر از ساعت مقرر در غرفه حاضر باشید تا تاخیرهای ناشی از ترافیک احتمالی رو پوشش بدید.
غرفه نمایشگاهی فعال و پویا
تمام طول نمایشگاه فعال باشید و با بازدیدکنندگان تعامل کنید. مطمئن باشید کارشناسان همیشه حضور دارند و فرصت ارزشمند ایجاد ارتباطات تجاری و اجتماعی را از دست ندهید.
پرسنل غرفه نمایشگاهی
بهترین غرفه ها دارای پرسنل آموزش دیده و حرفه ای هستند که می توانند به سوالات بازدیدکنندگان پاسخ دهند، محصولات یا خدمات را ارائه دهند و ارتباطات ارزشمند ایجاد مکنند.
- از کارمندان با سابقه و دارای اطلاعات کافی شرکت خود استفاده کنید.
- سبک پوشش کارمندان رو همانگ کنید و در صورت امکان از یونیفرم واحد استفاده نمایید.
- اموزشهای لازم در مورد اداب مذاکرات تجاری و زبان بدن کارشناس را در اختیارشون قرار بدید و در مورد اراستگی ظاهری پرسنل تاکید کنید.
غرفه نمایشگاهی و ابتکار در ارتباطات
خلاقیت و ابتکار در ارتباطات را فراموش نکنید. ایجاد فضای باز و دعوت‌کننده باعث جذب بازدیدکنندگان می‌شود. تاکید بر ایجاد تعاملات دوطرفه و ارتباط مستقیم با مخاطبان میتواند ارزش افزوده زیادی به حضور شما در نمایشگاه بده و جایگاه برند و نشان تجاری شما رو ارتقاء بده.
ارزش ایجاد رابطه در لحظات غیر رسمی مثل صرف نهار و میان وعده یا چای و قهوه رو نادیده نگیرید و از این مورد بهینه استفاده کنید.
رویدادهای جنبی مثل ورکشاپ، کارگاه عملی، قرعه کشی و پخش سمپل محصول فرصت بزرگی برای تعامل بیشتر مخاطبین و جلب بیشتر توجه بازدیدکنندگان است
پیام واضح و مختصر
بازدیدکنندگان زمان زیادی برای خواندن متن های طولانی ندارند. پیام خود را به چند نکته کلیدی و تاثیرگذار خلاصه کنید. اهداف را در غرفه نمایشگاهی ساده، واضح و متمرکز نگه دارید. حدالامکان از شلوغی پرهیز کرده و اطمینان حاصل کنید که بازدیدکنندگان به سرعت می‌توانند درک کنند که برند، کالا و خدمات شما در چه ضمینه ای است.
سادگی و وضوح را در مورد سازه نمایشگاهی و نمایش محصولات هم در نظر باشید و روی اون تاکید داشته باشید.
غرفه نمایشگاهی و فناوری
فناوری را به صورت صحیح در غرفه نمایشگاهی ادغام کنید. از نمایشگرهای دیجیتال، صفحه‌های لمسی یا واقعیت افزوده یا کاتالوگ های دیجیتال استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که غرفه نمایشگاهی تجربه لذت‌بخش‌تری را برای بازدیدکنندگان فراهم میکند. امروزه استفاده از QR برای دسترسی به کاتالوگ، وبسایت و اطلاعات تماس مرسوم است.
ایجاد حس اعتماد
فضایی پاکیزه و منظم در غرفه نمایشگاهی و همچنین رعایت جوانب زیبایی شناختی در فضای غرفه نمایشگاهی حس اعتماد و اطمینان را در بازدیدکنندگان ایجاد میکنید. بعنوان یک اصل این موضوع را همیشه به یاد داشته باشید.
تعامل با مخاطبین
فرصت‌های تعامل با بازدیدکنندگان را غنیمت بدانید. گفت‌وگو با آنها، پرسش‌ها و پاسخ‌ها و در کل مناسبات ارتباطی با مخاطبین به درک نیاز آنها کمک میکند. امکان برقراری ارتباط موثر و خلق ارزش بیشتر در غرفه نمایشگاهی را فراهم میکند.
میتونید از فرصت پذیرایی رایگان با ایتمهای ساده مثل چای و قهوه و فینگر فود استفاده کنید تا زمان این تعاملات و اثر گذاری اون رو بالا تر ببرید.
جمع آوری سرنخ (LEAD)
پیگیری پس از نمایشگاهبسیار مهم است، اطلاعات مخاطبین را جمع آوری کنید. از فرم های ثبت مشخصات در غرفه نمایشگاهی استفاده کنید.
مطمئن شوید که اطلاعات دقیق و قابل استفاده و بر اساس اولویت پروفایل مخاطبین ایده ال (ICP: Ideal Customer Profile) جمع اوری و دسته بندی شده.
نکته مهم
سرنخها فقط محدود به فرمهای اطلاعات و ارتباطات ایجاد شده نخواهند بود، ممکن است تجمع بازدید کنندگان در محل یک ویترین یا لایت باکس و نمایشگر در غرفه شما و یا حتی شرکتهای رقیب اطلاعات ارزشمندی در مورد دور نمای بازار و علایق مخاطبین و مشتریان در اختیار شما قرار دهد. ابزار های فناورانه زیادی برای ثبت این بازخورد در دنیا رایج است.
شناسایی رقبا
غرفه نمایشگاهی رقبا و شرکتهای پیشرو صنعت را زیر نظر داشته باشید. از محصولات و خدمات اونها اطلاع پیدا کنید و از این اطلاعات در جهت دهی و توسعه کسب وکار استفاده کنید و استراتژی های تجاری خود را بهبود بخشید.
پس از پایان نمایشگاه
- ارتباطات ایجاد شده در غرفه نمایشگاهی را پیگیری کنید و اونها را بر اساس استراژیهای بازاریابی شرکت به مشتری، همکار و یا شریک تجاری تبدیل کنید.
- سرنخ (LEAD) فروش و بازاریابی ایجاد شده در نمایشگاه را دسته بندی نموده و از ان به بهترین شکل ممکن بهره برداری کنید.
- برنامه‌ریزی برای انتشار تصاویر، اخبار و محتوای غرفه نمایشگاهی را در وب سایت و شبکه اجتماعی شرکت انجام بدید. از قدرت رپورتاژ خبری استفاده کنید تا برند شما پس از رویداد نیز مورد توجه باشد.
- ارتباطات با مخاطبان و احتمالاً مشتریان جدید را حفظ کنید. ارسال ایمیل، تماس تلفنی یا پیام در شبکه‌های اجتماعی به آنها نشان می‌دهد که ارتباط شما جدی است.
- خاتمه نمایشگاه، با بازدیدکنندگان غرفه نمایشگاهی ارتباط برقرار کنید. تشکر کنید که از غرفه شما بازدید کردند و فرصتی برای پیگیری سرنخ ها و ایجاد فرصت های تجاری جدید فراهم کنید.
- بازخورد مستمر از مشتریان و بازدیدکنندگان را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات به شما کمک میکند تا به طور مستمر به نقاط قوت خود افزوده و ضعف‌ها را بهبود دهید.
رعایت این نکات و ایده ها و تلفیق ان با خلاقیت می توانید یک غرفه نمایشگاهی موفق ایجاد کنید که به شما در دستیابی به اهداف تجاری خود کمک کند.
اژنگ طرح رادیس به پشتوانه تجربه سالیان متمادی فعالیت تخصصی خدمات نمایشگاهی اماده ارائه مشاوره و خدمات طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی در نمایشگاه سراسر کشور میباشد.
